Pyetje dhe përgjigje mbi fiskalizimin

Kjo rubrikë përditësohet sa herë që ndryshojnë rregullat, procedurat ose funksionet e procesit të fiskalizimit.

Çfarë është fiskalizimi?

Fiskalizimi është procesi përmes të cilit faturat raportohen në kohë reale te Administrata Tatimore. Ai zbatohet për transaksionet me para në dorë dhe pa para në dorë, me qëllim që faturimi, shitjet dhe pagesat të jenë më të gjurmueshme.

Kur një faturë fiskalizohet me sukses, sistemi i Administratës Tatimore i cakton një NIVF, Numrin Identifikues të Veçantë të Faturës. Ky numër shërben për identifikimin e faturës në sistem dhe për lidhjen e saj me lëshuesin. Për një shpjegim më të plotë, lexoni Çfarë është NIVF?.

Kush është subjekt i fiskalizimit?

Sipas ligjit nr. 87/2019 “Për faturën dhe sistemin e monitorimit të qarkullimit”, fiskalizimi prek më shumë se bizneset që shesin mallra apo shërbime. Në proces përfshihen:

• Tatimpaguesit që lëshojnë fatura sipas legjislacionit tatimor dhe të TVSH-së.
• Organet publike.
• Bankat, institucionet financiare jobankare dhe subjektet që ofrojnë shërbime pagese për faturat elektronike.

Në praktikë, nëse biznesi juaj lëshon faturë, duhet të përdorë procesin e fiskalizimit që nga fillimi i veprimtarisë.

Si fiskalizohet një faturë?

Procesi ndodh zakonisht brenda pak sekondash dhe kryhet nga programi i faturimit:

1. Plotësoni të dhënat e faturës: blerësin, artikujt ose shërbimet, çmimet, TVSH-në dhe mënyrën e pagesës.
2. Programi e nënshkruan faturën elektronikisht me certifikatën e biznesit.
3. Programi gjeneron NSLF-në, kodin e sigurisë që lidh faturën me lëshuesin.
4. Fatura dërgohet te Administrata Tatimore.
5. Nëse verifikimi përfundon me sukses, sistemi kthen NIVF-në.
6. Fatura ruhet me të dhënat e saj fiskale dhe, kur kërkohet, printohet ose i dërgohet klientit.

Për faturat me para në dorë, fatura përmban edhe kod QR, i cili përdoret për verifikim. Kodi QR është element i detyrueshëm i faturës, edhe kur ajo raportohet me sukses te administrata.

Çfarë është ndryshimi mes NIVF dhe NSLF?

Këto dy kode shpesh ngatërrohen, por kanë role të ndryshme:

NSLF krijohet gjatë procesit të faturimit, ndërsa NIVF kthehet pasi platforma qendrore e pranon dhe e verifikon faturën. Lexoni edhe Çfarë është NSLF?.

A duhet mbyllje ditore për shitjet cash?

Jo. Për faturat cash të lëshuara nga pajisja elektronike e faturimit nuk kërkohet më mbyllja ditore si te kasat fiskale të vjetra, sepse faturat i transmetohen Administratës Tatimore në kohë reale.

Kjo do të thotë se nuk keni nevojë të kryeni një veprim të veçantë në fund të çdo dite vetëm për të dërguar shitjet e arkës. Megjithatë, është praktikë e mirë të kontrolloni nëse faturat e ditës kanë status të fiskalizuar me sukses.

Çfarë ndodh kur nuk ka internet?

Një ndërprerje e internetit nuk do të thotë që duhet të ndaloni shitjet. Fatura mund të lëshohet normalisht, por në momentin e lëshimit nuk do të ketë NIVF, sepse platforma qendrore nuk mund ta verifikojë ende.

Kur lidhja rikthehet, faturat e lëshuara offline duhet të dërgohen për fiskalizim brenda 48 orëve. Administrata Tatimore më pas cakton NIVF-në dhe e kthen konfirmimin e pranimit.

Nëse lidhja nuk mund të rikthehet brenda këtij afati për arsye që nuk varen nga biznesi, si problem i dokumentuar nga ofruesi i internetit ose rast force madhore, duhet të njoftoni Administratën Tatimore dhe të ruani provat përkatëse.

Çfarë bëhet kur pajisja fiskale ka defekt?

Nëse pajisja elektronike e faturimit për pagesat cash pëson një mosfunksionim të plotë, faturat lëshohen nga blloku i veçantë i faturave deri sa pajisja të rikthehet në funksion.

Biznesi duhet ta riparojë ose zëvendësojë pajisjen brenda pesë ditëve nga dita e defektit. Faturat e lëshuara nga blloku i veçantë duhet të hidhen dhe të fiskalizohen brenda këtij afati, duke respektuar vazhdimësinë e numrit rendor të faturave.

Ky është rast i ndryshëm nga mungesa e internetit: kur interneti mungon, programi mund të ruajë faturën për dërgim të mëvonshëm; kur pajisja ka defekt të plotë, duhet të përdoret dokumentacioni alternativ i autorizuar.

Si e verifikoj një faturë të fiskalizuar?

Blerësi mund të kontrollojë nëse një faturë është fiskalizuar në disa mënyra:

• Duke skanuar kodin QR në faturë.
• Duke përdorur platformën qendrore të faturave.
• Duke kontrolluar faturën në librin e blerjes, kur blerësi është tatimpagues.
• Duke u drejtuar pranë Administratës Tatimore.

Fatura mund të verifikohet brenda 60 ditëve nga data e saj. Nëse një faturë nuk ka NIVF në momentin e lëshimit, ajo zakonisht është lëshuar offline dhe pret të dërgohet për fiskalizim sapo të rikthehet lidhja.

A mund të përdoret e njëjta certifikatë për disa pajisje?

Po. Certifikata elektronike lidhet me biznesin si entitet, jo me një arkë ose pajisje të vetme. Prandaj, e njëjta certifikatë mund të përdoret për pajisjet fiskale të të njëjtit biznes.

Certifikata elektronike përdoret për të nënshkruar faturat dhe për të provuar që ato vijnë nga lëshuesi përkatës. Për administrimin e nënshkrimit elektronik, shërbimi përkatës ofrohet nga Platforma e Nënshkrimit Elektronik e AKSHI-t.

A mund të ndryshohet një faturë e lëshuar?

Jo, një faturë e fiskalizuar nuk mund të ndryshohet ose fshihet. Nëse ka gabim në artikull, sasi, çmim, TVSH apo të dhënat e tjera, duhet të krijoni një faturë korrigjuese që i referohet faturës origjinale.

Nëse anuloni të gjithë transaksionin, fatura korrigjuese krijohet me vlera negative. Nëse korrigjoni vetëm një pjesë, korrigjoni vetëm diferencën përkatëse. Kjo ruan lidhjen ndërmjet faturës fillestare dhe ndryshimit të bërë. Për udhëzime praktike, lexoni Faturë korrigjuese apo anulim i faturës?

A duhet printuar gjithmonë fatura?

Për transaksionet me para në dorë, printimi i faturës është përgjithësisht i detyrueshëm. Megjithatë, në rastin e shërbimeve elektronike ose kur malli apo shërbimi kontraktohet dhe paguhet nëpërmjet një aplikacioni celular, dyqani online ose kanali të ngjashëm, fatura mund të mos printohet në letër.

Në këto raste, ajo mund t’i dërgohet blerësit në mënyrë elektronike, për shembull me email ose si faturë elektronike. Për çdo rast, fatura duhet të përmbajë elementet e detyrueshme të kërkuara nga legjislacioni i fiskalizimit.

Për rastet praktike, lexoni A është i detyrueshëm printimi i faturës?

A duhet të ruhen faturat?

Po. Përveç dërgimit të faturave te Administrata Tatimore, biznesi duhet t’i mbajë faturat në format dixhital sipas legjislacionit tatimor në fuqi.

Ruajtja në cloud është një zgjidhje e vlefshme, për sa kohë faturat mbeten të aksesueshme, të plota dhe të ruajtura në mënyrë të sigurt. Kjo e bën më të lehtë kërkimin e faturave të vjetra, bashkëpunimin me kontabilistin dhe përgatitjen për kontrolle.

A nevojitet printer i posaçëm?

Jo. Nuk kërkohet një model i veçantë printeri për fiskalizim. Ju mund të përdorni çdo printer që mund të printojë përmbajtjen e detyrueshme të faturës, përfshirë kodin QR kur ai kërkohet.

Para se të zgjidhni printerin, kontrolloni që teksti, kodet dhe QR-ja të dalin të lexueshme. Një faturë e paqartë mund të krijojë vështirësi për klientin gjatë verifikimit.

Si trajtohen faturat e dyqanit online?

Faturat e dyqaneve online fiskalizohen njësoj si faturat e tjera. Nëse furnizimi kontraktohet ose paguhet përmes një aplikacioni celular, dyqani online ose kanali të ngjashëm, fatura mund t’i dërgohet klientit me email ose në format elektronik, pa qenë domosdoshmërisht e printuar në letër.

Biznesi duhet të zgjedhë saktë mënyrën e pagesës dhe të sigurohet që fatura të përmbajë të dhënat e klientit dhe të transaksionit sipas kërkesave përkatëse.

Ku mund të kërkoni ndihmë?

Për pyetje zyrtare ose probleme që lidhen drejtpërdrejt me platformën e Administratës Tatimore, mund të përdorni Help Desk-un e Fiskalizimit, të krijuar nga Drejtoria e Përgjithshme e Tatimeve për menaxhimin e pyetjeve dhe problematikave të tatimpaguesve.

Për ndihmë mbi përdorimin e fature.al, konfigurimin e arkës, faturat me para në dorë, faturat pa para në dorë ose faturat korrigjuese, shkruani në [email protected].