Në kuadrin e fiskalizimit, fatura elektronike lidhet me identifikimin e faturës, nënshkrimin elektronik të lëshuesit dhe referencën kohore të lëshimit. Qëllimi është që fatura të jetë e verifikueshme, e gjurmueshme dhe e ruajtshme në formatin e saj origjinal elektronik.
Çfarë është fatura elektronike?
Fatura elektronike është një faturë që lëshohet në format dixhital për blerësin dhe mund të ruhet në formatin e saj origjinal. Ajo nuk është thjesht një faturë e printuar, e fotografuar ose e dërguar si dokument PDF: një faturë elektronike përmban të dhëna të strukturuara që sistemet mund t’i lexojnë, t’i kontrollojnë dhe t’i përpunojnë automatikisht.
Ky format ndihmon bizneset të automatizojnë proceset e faturimit, të reduktojnë gabimet nga hedhja manuale e të dhënave dhe të mbajnë një evidencë më të organizuar të shitjeve, blerjeve dhe pagesave.
Fatura elektronike konsiderohet dokument origjinal i vlefshëm kur është në përputhje me kërkesat ligjore dhe teknike të vendit nga i cili lëshohet. Në Shqipëri, specifikimet për faturat elektronike publikohen nga administrata tatimore dhe përfshijnë standardet UN/CEFACT Cross-Industry Invoice dhe UBL 2.1.
Pse përdoret fatura elektronike?
Përdorimi i faturës elektronike sjell disa përfitime praktike për bizneset dhe profesionistët:
- Redukton përdorimin e letrës dhe kostot e printimit, dërgimit dhe arkivimit fizik.
- Përshpejton krijimin, dërgimin dhe pranimin e faturave.
- Ul rrezikun e gabimeve nga hedhja manuale e të dhënave në sistemet e kontabilitetit.
- Lehtëson ruajtjen, kërkimin dhe rikthimin e faturave kur nevojiten për kontabilitet, deklarime ose kontrolle.
- Mundëson shkëmbimin e të dhënave të faturës ndërmjet programeve të ndryshme të biznesit.
- Ndihmon në verifikueshmërinë dhe gjurmueshmërinë e faturës gjatë procesit të fiskalizimit.
Për shembull, një biznes mund të krijojë faturën në programin e faturimit, ta dërgojë elektronikisht te blerësi dhe të ruajë të njëjtin dokument në arkivin e tij dixhital. Blerësi mund të marrë të dhënat e faturës në sistemin e vet, pa pasur nevojë t’i rishkruajë manualisht artikujt, vlerat, TVSH-në dhe totalet.
Formati i faturës elektronike
Në shumë raste, faturat elektronike krijohen në format XML, sepse XML mundëson organizimin e të dhënave të faturës në një strukturë standarde dhe të lexueshme nga sisteme të ndryshme.
Në Shqipëri, administrata tatimore ka publikuar specifikime bazë për përdorimin e faturës elektronike në dy formate kryesore:
| Formati | Përshkrimi |
|---|---|
| UBL 2.1 | Format XML i bazuar në standardin ISO/IEC 19845:2015, i përdorur për dokumente biznesi dhe fatura elektronike |
| UN/CEFACT Cross-Industry Invoice | Format XML për faturim ndërmjet sektorëve dhe sistemeve të ndryshme ekonomike |
Të dy formatet lidhen me standardin europian EN 16931, i cili përcakton modelin semantik të të dhënave të faturës elektronike. Pra, standardi përcakton çfarë informacioni duhet të përmbajë fatura, si të dhënat e shitësit dhe blerësit, artikujt, sasitë, çmimet, TVSH-ja, totalet dhe kushtet e pagesës.
Standardi europian EN 16931
Standardi europian EN 16931 synon që faturat elektronike të kuptohen dhe të përpunohen në mënyrë të njëtrajtshme nga sisteme të ndryshme. Kjo është veçanërisht e rëndësishme kur një biznes përdor një program faturimi, ndërsa blerësi, kontabilisti ose institucioni publik përdor një sistem tjetër.
EN 16931 lidhet me Direktivën 2014/55/BE për faturimin elektronik në prokurimin publik. Direktiva kërkon që autoritetet publike në Bashkimin Europian të jenë në gjendje të pranojnë dhe përpunojnë faturat elektronike që përmbushin standardin europian.
Në praktikë, standardi nuk e kufizon faturën në një pamje të vetme vizuale. Ai përcakton të dhënat thelbësore dhe kuptimin e tyre, në mënyrë që një faturë elektronike të mund të shkëmbehet dhe përpunohet me saktësi edhe kur palët përdorin programe të ndryshme.
Fatura elektronike dhe fiskalizimi
Fatura elektronike është pjesë e rëndësishme e procesit modern të faturimit dhe fiskalizimit. Në momentin që një faturë krijohet në një program faturimi, të dhënat e saj përgatiten në formatin e kërkuar dhe dërgohen për verifikim sipas procedurës përkatëse.
Pas përfundimit të procesit të fiskalizimit, fatura përmban elemente identifikuese dhe sigurie, si:
- NIVF: Numri Identifikues i Veçantë i Faturës, i krijuar nga sistemi i administratës tatimore pasi fatura verifikohet.
- NSLF: Numri i Sigurisë së Lëshuesit të Faturës, i krijuar nga sistemi i lëshuesit për të lidhur faturën me lëshuesin e saj.
- Kodi QR: element që mund të përdoret për verifikimin e të dhënave të faturës, sipas formatit dhe kërkesave përkatëse.
Këto elemente e bëjnë faturën më të lehtë për t’u verifikuar dhe për t’u gjurmuar. Ato ndihmojnë biznesin, blerësin dhe administratën tatimore të lidhin dokumentin me transaksionin përkatës. Specifikimet teknike të publikuara nga administrata tatimore përfshijnë përdorimin e faturave UBL XML të koduara dhe të përputhshme me EN 16931.
Si lëshohet një faturë elektronike?
Procesi ndryshon sipas programit që përdor biznesi, por zakonisht ndjek këto hapa:
- Plotësoni të dhënat e lëshuesit dhe blerësit.
- Shtoni produktet ose shërbimet, sasitë, çmimet, TVSH-në dhe totalet.
- Zgjidhni llojin e pagesës dhe kontrolloni të dhënat e faturës.
- Lëshoni faturën nga programi i faturimit.
- Programi përgatit dokumentin në format elektronik dhe kryen procesin e fiskalizimit.
- Pas pranimit të përgjigjes, fatura ruhet dhe mund të shkarkohet, printohet ose i dërgohet blerësit.
Në fature.al, faturat mund të krijohen dhe fiskalizohen nga një program i vetëm, ndërsa dokumenti përfundimtar mund të përdoret për ruajtje, printim ose dërgim elektronik te klienti.
Për fushat që plotësoni vetë dhe ato që plotësohen automatikisht, lexoni Si plotësohet fatura elektronike.